Vertrouwenscontactpersonen

Binnen de vereniging hebben wij op dit moment een aantal vertrouwenscontactpersonen. Indien er binnen de vereniging, met mensen van de vereniging, iets is voorgevallen waar je in vertrouwen over wilt praten, kan je dat laten weten via de contactpersonen. Er wordt dan zo snel mogelijk contact met je opgenomen en je kunt hier ook aangeven of je liever met een man of juist een vrouw contact zou willen.

Protocol vertrouwenscontactpersoon (VCP)

Bepalingen

• • De VCP heeft een rapportageplicht aan het bestuur en het bestuur heeft een meldplicht.
  • Zij gaan vertrouwelijk om met de informatie en zorgen voor de bescherming van de privacy. De VCP handelt alleen met medeweten en toestemming van betrokkene(n).
  • Het bestuur wordt in principe anoniem*, geïnformeerd over het signaal / de melding. Als een signaal risico met zich meebrengt voor meer personen, is de VCP genoodzaakt de anonimiteit op te heffen. Uiteraard pas na het informeren van de melder hierover.

Bereikbaarheid

De VCP’s zijn per mail of telefonisch bereikbaar. Zij zullen zo snel mogelijk reageren.

Werkzaamheden vertrouwenscontactpersoon

De VCP zal in eerste instantie altijd een luisterend oor bieden. Vervolgens kan er samen gekeken worden welke mogelijke stappen ondernomen kunnen worden en of betrokkene daar hulp bij nodig heeft, in welke vorm en van wie. Verder kan de VCP adviseren, bemiddelen en ook doorverwijzen naar een andere (hulpverlenende) instantie.

Privacy en geheimhouding

De VCP heeft geheimhouding* en deze duurt voort, ook wanneer je als lid van Zovoc de vereniging hebt verlaten of als de vertrouwenscontactpersoon zijn of haar functie heeft beëindigd. De rapportages en meldingen moeten door het bestuur 2 jaar bewaard blijven.

VCP is iets anders dan een vertrouwenspersoon. Echter, de VCP heeft een rapportageplicht aan het bestuur en het bestuur heeft een meldplicht. Geheimhouding door de VCP kan dus niet altijd gegarandeerd worden.

Verslaglegging

De VCP houdt een verslag bij. Betreffende persoon kan op verzoek de verslaglegging, die op zijn of haar naam is aangemaakt, inzien. Hij of zij kan informatie laten toevoegen aan de verslaglegging indien dit relevant wordt geacht. Mocht er sprake zijn van een meningsverschil over de inhoud van de verslaglegging, dan blijft de oorspronkelijke rapportage van de VCP altijd aanwezig in het dossier en kan een aanvulling van betrokkene worden toegevoegd. Het bijhouden van het verslag gebeurt in digitale vorm, waarbij door afscherming met een wachtwoord zorg gedragen wordt dat geen ander dan de vertrouwenscontactpersoon deze gegevens kan inzien en muteren.

Verantwoording

Uiterlijk een maand voor de algemene ledenvergadering zal er een jaarverslag worden gegeven. Hierin worden uiteraard enkel op hoofdlijnen meldingen weergegeven (aantal, globale aard, etc.). De anonimiteit blijft gewaarborgd.

Aangifte

Wanneer ongewenst gedrag bestaat uit strafbare feiten die beschreven staan in het Wetboek van Strafrecht (bijvoorbeeld aanranding, mishandeling, verkrachting of diefstal) of vermoeden hiervan, is de VCP gerechtigd om dit kenbaar te maken bij een daarvoor ingesteld meldpunt. Het slachtoffer moet zelf aangifte doen bij de politie. Bij overschrijding van sporttuchtrecht kan het bestuur ook aangifte doen. Hierbij kan de VCP eventueel een begeleidende rol hebben.

Aanstellen vertrouwenscontactpersoon

Het heeft de voorkeur VCP‘s aan te stellen met enige afstand van de vereniging. Om de toegankelijkheid zo hoog mogelijk te maken worden bij voorkeur zes personen aangesteld: drie mannen en drie vrouwen. De VCP’s worden in overleg met het bestuur aangesteld.